Privatpatient zahlt Rechnung nicht – was können Ärzte tun?

Allein mit Kassenpatienten ist der wirtschaftliche Betrieb einer Arztpraxis heute kaum noch möglich. Niedergelassene Ärzte geben an, dass sie auf einen Anteil von zehn bis 15 Prozent an Privatpatienten angewiesen sind. Anders können sie die Wirtschaftlichkeit ihrer Praxis und damit Liquidität und die Beschäftigungsverhältnisse ihrer Mitarbeiter häufig nicht auf Dauer sichern. Allerdings schließen Ärzten mit Privatpatienten einen Behandlungsvertrag auf der Basis individueller Leistungen und Zahlungen des Patienten ab. Folglich müssen Ärzte hier auch mit Zahlungsverzug oder kompletten Zahlungsausfällen rechnen. Wenn ein Privatpatient seine Arztrechnung nicht bezahlt, kommt das interne oder an externe Partner ausgelagerte Forderungsmanagement zum Tragen. Mit einigen Maßnahmen können Ärzte bereits im Vorfeld Zahlungsausfällen entgegenwirken.

Welcher Zahlungszeitraum gilt für Privatpatienten?

Wichtig für das Vermeiden von Zahlungsausfällen ist im ersten Schritt eine korrekte Rechnungstellung durch den Arzt. Arztrechnungen müssen regel- und gesetzeskonform sein. Nach Paragraf 12 GÖÄ müssen auf Rechnungen für Privatparienten Behandlungsdatum, Leistungsbeschreibung, Rechnungsbetrag sowie der für den jeweiligen Fall geltende Steigerungsfaktor angegeben werden. Korrekt erstellte Rechnungen nach dem BGB – dem Bürgerlichen Gesetzbuch – werden direkt fällig. Privatpatienten haben für die Zahlung dagegen 30 Tage Zeit. Wenn diese Frist überschritten wird, ist der Patient in Zahlungsverzug geraten. In diesem Fall kann der Arzt direkt ein Mahnverfahren in die Wege leiten und – falls erforderlich – auch den Rechtsweg beschreiten.

Warum zahlen Patienten nicht?

Für Zahlungsverzug oder Zahlungsausfälle kann es verschiedene Gründe geben:

Der Patient hat die Rechnung vergessen. Eine einfache Zahlungserinnerung reicht aus, damit sie korrekt beglichen wird.

Aufgrund finanzieller Engpässe ist eine sofortige Bezahlung schwierig.

Veränderte finanzielle Umstände – beispielsweise Arbeitslosigkeit, längere Krankheit oder Berufsunfähigkeit – können für Patient mittelfristige finanzielle Engpässe darstellen.

Auf die Rechnung und gegebenenfalls auch Mahnungen wird mit grundsätzlicher Zahlungsverweigerung reagiert. Für den Arzt ist diese Reaktion oft nicht nur aus finanziellen Gründen problematisch. Zum Teil reagieren Patienten auf Mahnungen mit einer anwaltlichen Ablehnung der Forderung. Begründet wird sie in der Regel damit, dass die Leistung des Arztes nicht der “ärztlichen Kunst” entsprach und folglich ein entsprechendes Beweisverfahren eingeleitet werden muss.

Ärzte sollten bei Zahlungsverzug daher im ersten Schritt immer das Gespräch mit ihren Privatpatienten suchen. Möglicherweise ergibt sich bereits daraus eine für beide Seiten praktikable Lösung. Beispielsweise sind bei finanziellen Engpässen von Patienten Vereinbarungen über Ratenzahlungen möglich.

Lassen sich Zahlungsausfälle präventiv verhindern?

Durch einige Maßnahmen können Ärzte ihr Risiko für Zahlungsausfälle reduzieren. Hierzu gehören:

Ausführliche Aufklärung vor Behandlungsbeginn

Wenn Sie mit Ihren Patienten im Gespräch bleiben, steigen auch die Chancen auf gute Zahlungsmoral. Hierzu gehört auch eine ausführliche Aufklärung über Behandlungskosten. Ihre Patienten wissen hierdurch schon im Vorfeld, ob sie sich eine bestimmte Behandlung leisten können. Zu erwartende Kosten müssen im Rahmen eines individuellen Behandlungsplans bereits vor dem Beginn der Therapie so detailliert wie möglich ausgewiesen werden. Diese Anforderung wurde im Übrigen auch durch Gerichtsurteile bestätigt. Ausnahmen können sich aus unvorhergesehenen Schwierigkeiten und Therapieänderungen ergeben.

Vorschussregelungen

Vorschussregelungen sind ein weiteres Instrument, um Zahlungsprobleme zu vermeiden. Vor allem bei höheren Beträgen sind sie sinnvoll und die beste Form der Absicherung. Von Vorteil sind solche Vereinbarungen für beide Seiten. Ärzte schützen damit ihre Liquidität und Patienten müssen keine großen Einmalzahlungen leisten. Auch dieses Vorgehen und ein entsprechender Zahlungsplan sollten bereits vor Behandlungsbeginn besprochen werden.

Anfrage zu Einträgen im Schuldnerverzeichnis

Zur Feststellung der Zahlungsfähigkeit und der Zahlungsmoral von Patienten kommt außerdem eine Anfrage beim zuständigen Vollstreckungsgericht in Frage. Einträge ins Schuldnerverzeichnis kommen beispielsweise durch Eidesstattliche Erklärung – den sogenannten Offenbarungseid – zustanden. Für dort eingetragene Patienten kommt grundsätzlich nur Vorkasse in Frage.

Zeitnahe Rechnungstellung

Schnelle Rechnungstellung sorgt dafür, dass der Patient sich an die Behandlung noch erinnern kann. Oft wird die Zahlungsmoral hierdurch positiv beeinflusst. In der Praxis vergehen zwischen ärztlicher Leistungserbringung und Rechnungstellung oft mehrere Monate. Für die Inkassoprävention ist ein solches Vorgehen nicht günstig.

Korrekte Rechnungstellung

Mit einer juristisch korrekten Rechnung können Ärzte ihre Forderungen zweifelsfrei belegen. Dieser Umstand kann später auch in juristischen Auseinandersetzungen von Bedeutung sein. Zudem werden hierdurch Rückfragen und Korrekturen vermieden. Hilfreich bei der Inkassoprävention kann auch die soziale Korrektheit einer Rechnung sein, die sich beispielsweise im Stil des Schreibens ausdrückt.

Was können Ärzte bei Zahlungsausfällen unternehmen?

Wenn Patienten ihre Arztrechnungen nicht zahlen, müssen Ärzte zur Durchsetzung ihrer Forderungen eine Reihe rechtlicher Schritte einleiten. Nach abgelaufener Zahlungsfrist stellt sich der Rechtsweg dafür folgendermaßen dar:

• 1.Rechnungstellung, Rechnungsprüfung.
• 2.Mehrere Mahnungen mit Fristsetzung. Die anberaumte Frist nach einer Mahnung sollte nicht länger als sieben bis zehn Tage sein.
• 3.Antrag auf gerichtlichen Mahnbescheid beim Amtsgericht, entsprechende Information des Patienten.
• 4.Antrag auf Vollstreckungsbescheid
• 5.Gerichtlicher Klageantrag
• 6.Übergabe des vollstreckungsfähigen Titels an den Gerichtsvollzieher. Eventuell sind auch Lohnpfändungen möglich.
• 7.Erzwingung einer Eidesstattlichen Erklärung nach erfolgloser Vollstreckung.
• 8.Gegebenenfalls Strafanzeige wegen Eingehungsbetruges.

Hat die Rechtsform einer Arztpraxis Einfluss auf das Inkasso-Verfahren?

Für ihre Praxen können Ärzte unterschiedliche Rechtsformen wählen. Praxisgründungen sind als Einzelpraxis, als Gesellschaft bürgerlichen Rechts, als Partnergesellschaft oder als Gesellschaft mit beschränkter Haftung möglich. Auf den Verlauf des Inkasso-Verfahrens bei Zahlungsausfall hat die Rechtsform einer Praxis jedoch keinen Einfluss. Bei Zahlungsausfall muss immer der beschriebene Prozess von der Rechnungstellung bis zur Erwirkung einer Vollstreckung und gegebenenfalls bis zur Strafanzeige eingehalten werden.

Forderungsmanagement von Ärzten – intern oder extern regeln?

Niedergelassene Ärzte haben die Wahl, ob sie ihr Forderungsmanagement intern oder extern regeln wollen. Im ersten Fall muss der Arzt diese Aufgabe entweder selbst übernehmen oder Mitarbeiter dafür schulen.

Alternativ lässt sich das Forderungsmanagement gegenüber Privatpatienten an Inkasso-Unternehmen outsourcen. Hiermit sind verschiedene Vorteile verbunden:

Durch Outsourcing ihres Forderungsmanagements gewinnen Ärzte oft in beträchtlichem Umfang Zeit. Hier ist jedoch zwischen Inkasso-Service und Abrechnungsfirmen zu unterscheiden. Reine Inkasso-Dienstleister kümmern sich um das Einfordern von Forderungen erst nach mehreren erfolglosen Mahnungen des Arztes. Abrechnungsfirmen übernehmen dagegen das gesamte Forderungsmanagement. Mahnungen sind Bestandteil ihres Leistungsumfangs.

Inkasso-Unternehmen tragen zum erfolgreichen Eintreiben von Forderungen bei. Oft reagieren Patienten mit einer direkten Zahlung, wenn sich ein Inkasso-Dienstleister bei ihnen meldet. Viele Ärzte mit praxisinternem Forderungsmanagement scheuen vor der Ausschöpfung sämtlicher Rechtsmittel gegen Zahlungsausfall zurück. Stattdessen geben sie nach einigen erfolglosen Mahnungen auf, da gerichtliche Mahnverfahren Zeit und Geld erfordern. Inkasso-Dienstleister führen das Verfahren über verschiedene Mahnstufen in effizienter Art und Weise durch. Dabei setzen sie sich auch mit Widersprüchen und Gegenforderungen säumiger Patienten auseinander.

Durch Zwischenschaltung eines Inkasso-Dienstleisters wird das Arzt-Patienten-Verhältnis nicht belastet. Ärzte bleiben dabei im Hintergrund. Gegenüber Patienten treten sie weiterhin nur in ihrer ärztlichen Rolle auf.

Generell gilt: Outsourcing ist vor allem dann sinnvoll, wenn sich in einer Praxis Zahlungsverzüge und Zahlungsausfälle von Privatpatienten häufen.

Welche rechtlichen Vorschriften sind bei Outsourcing des Forderungsmanagements zu beachten?

Bei Outsourcing des Forderungsmanagements müssen vor allem datenschutzrechtliche Vorgaben beachtet werden. Ärzte unterliegen grundsätzlich der Schweigepflicht. Forderungsübertragungen an ein Inkasso-Unternehmen erfordern zwei Einwilligungserklärungen des Patienten. Erforderlich ist zum einen die Zustimmung zur Weitergabe von Patientendaten im Zuge der Forderungsabtretung. Zum anderen muss er seine Einwilligung zur Erhebung und elektronischen Verarbeitung und Speicherung seiner Daten geben. Außerdem dürfen nur Daten verwendet werden, die im Zusammenhang zur Rechnungsstellung und zur Forderungsdurchsetzung stehen.

Fazit: Was tun bei Zahlungsausfällen von Privatpatienten?

Zahlungsverzug und Zahlungsausfälle von Privatpatienten sind keine Seltenheit. Hierfür kann es zahlreiche unterschiedliche Gründe geben – von vergessenen Rechnungen über finanzielle Schwierigkeiten der Patienten bis zur Zahlungsverweigerung. Im ersten Schritt sollten Ärzte bei Zahlungsverzug daher immer das Gespräch mit ihren Patienten suchen. Oft klärt sich das Problem auf diesem Weg, ohne dass rechtliche Schritte eingeleitet werden müssen. Auch präventiv können Ärzte einige Maßnahmen zur Verhinderung von Zahlungsproblemen ergreifen. Hierzu gehören vor allem eine ausführliche Erläuterung von Behandlungskosten und die Erstellung eines detaillierten Behandlungsplans vor Therapiebeginn. Vorschussvereinbarungen sowie eine schnelle und korrekte Rechnungstellung tragen zur Verhinderung von Zahlungsausfällen bei.

Wenn Privatpatienten die 30-tägige Zahlungsfrist verstreichen lassen, können Ärzte ein Mahnverfahren in die Wege leiten. Dabei handelt es sich um einen gesetzlich vorgeschriebenen Prozess. Mögliche rechtliche Schritte können von mehrfachen Mahnungen bis zum Gerichtsverfahren oder einer Strafanzeige reichen. Im ärztlichen Alltag verursachen offene Forderungen allerdings beträchtlichen bürokratischen Zusatzaufwand. Bei hohem Aufkommen an Forderungsausfällen kann sich für Ärzte daher die Auslagerung ihres Forderungsmanagements an ein Inkasso-Unternehmen lohnen.